Brainstorming na gestão da sua carreira

Pessoal,

Tema publicado no site na Nortegubisian, definindo o conceito de Brainstorming.

Além da definição e das principais aplicações deste conceito, vou incentivar usar esta ferramenta para que você consiga definir melhor seus objetivos de longo prazo.

Dentro do conceito de gestão de carreira, a definição dos objetivos de longo prazo, têm sido uma das tarefas mais difíceis para as pessoas.

Fácil entender porque. Nós brasileiros não somos incentivados a planejar, principalmente, onde nós queremos estar, ou o que queremos fazer no futuro.

Vamos para a definição do conceito, aplicações e exemplos. 

Depois, na sequência, sugiro como usar esta ferramenta para identificar seus objetivos de longo prazo.

Brainstorming

Definição

O brainstorming, ou como é traduzido em português, Tempestade Cerebral, foi criado como um método simples e prático com o intuito de organizar e direcionar um determinado grupo de pessoas em uma reunião, a gerar ideias e/ou levar às causas de um determinado problema.

O propósito da diversidade de pensamentos e de ideias é alcançar um consenso do grupo, gerando assim um resultado mais eficaz. Por esta razão, os brainstormings são geralmente compostos por equipes multidisciplinares e multidepartamentais, de diversos níveis hierárquicos da organização.

É ideal que todos os envolvidos no processo participem da análise, desde o nível de gerência, passando pela supervisão e coordenação até a operação. A participação da equipe de operações é fundamental pois representam as pessoas que realizam diretamente as atividades e normalmente são estas mesmas pessoas que detêm o maior conhecimento da rotina, análise e gerenciamento das atividades, podendo assim, melhor detalhar o que ocorre de anormal no processo.

Esta metodologia é muito utilizada para a formação do diagrama 6Ms e o seu propósito é criar e detalhar ideias sobre um objetivo. Formula-se então um consenso de grupo sobre a estratégia, planejamento e direcionamento para solução do problema em análise.

A técnica é simples e permite a participação de todos, todavia, para que se obtenha êxito, existem algumas regras básicas a serem seguidas como:

• Não fazer críticas para evitar inibição e bloqueios;
• Dizer as ideias que surgirem no momento (ideias puras);
• Não sentir medo ou vergonha de dizer algo errado ou mirabolante, pois estas podem se tornar grandes soluções.

Atualmente, o brainstorming ganhou certa formalidade em seu processo, sendo cada vez mais utilizado e estudado pelos pesquisadores.

Há diversas formas de conduzir uma reunião de brainstorming, entretanto, deve-se tomar cuidado para que o seu desenvolvimento não seja apenas uma reunião de geração de ideias, mas sim um método de qualidade capaz de gerar resultados efetivos para a empresa.

A seguir será apresentado um método estruturado para a condução do brainstorming:

Etapas

Antes de reunir a equipe e começar as discussões e a tempestade cerebral, é preciso definir o foco (problema) da reunião. É com base neste foco que a reunião deve ser direcionada e, ao longo de sua execução, as pessoas devem se ater a ele. Somente a partir desta definição é que será possível iniciar os passos seguintes, que serão apresentados a seguir:

1. Construção da equipe

Normalmente, a equipe é constituída por uma parte ou por todo setor interessado no foco da reunião, no entanto, nada impede a participação de pessoas de outros setores. A participação de outros departamentos, consultorias externas e até mesmo parceiros de negócios (clientes e fornecedores) tende a acrescer tanto em número de ideias quanto na qualidade destas ideias.

Dentre os membros da equipe, deve ser definido um facilitador, para anotar as ideias expostas, podendo ser a pessoa que definiu o foco da reunião.

Antes de começarmos a geração de ideias, deve-se ter certeza de que o grupo tem algum conhecimento sobre as necessidades dos interessados em encontrar uma solução. Esse é um dos pontos motivadores da geração de ideias. Quando a equipe sabe exatamente quais são os objetivos, a motivação para encontrar uma solução é maior.

2. Geração de ideias

Neste momento da reunião, os participantes devem expor suas ideias em relação ao foco (problema), sem se preocupar com críticas ou censuras. Todas as ideias, sem exceção, devem ser anotadas pelo gestor da reunião. Deve-se determinar um tempo para sua execução, pois no decorrer da reunião, as ideias se tornam escassas sinalizando a necessidade de progressão para a próxima fase.

Ainda nesta etapa, é preciso evitar conclusões precipitadas, pois os participantes podem fixar seu pensamento em alguma ideia apresentada e desconsiderar alternativas importantes, principalmente se algum diretor ou gerente opinou positivamente sobre determinada questão. As críticas positivas e negativas são prejudiciais nesta fase, pois limitam ou criam tendências à geração de novas ideias.

3. Filtro

Após a tempestade de ideias, tem-se como resultado diversas anotações sobre diversos pontos de vistas de todos os envolvidos na reunião. Agora é o momento de filtrar as ideias de qualidade. Para isso, o facilitador deve ler todas a ideias mencionadas e a própria equipe deve analisar se elas realmente estão voltadas para o foco do problema, sendo neste momento excluídas somente as ideias que estão fora do escopo da reunião, e não aquelas que possam ter sido consideradas “ruins” por algum membro da equipe.

4. Agrupamento de ideias

Para uma melhor análise de todas as ideias geradas e filtradas acerca do foco, devemos fazer o agrupamento das ideias similares. Serão agrupadas as ideias por afinidade ou semelhança no seu propósito, de modo a gerar conjuntos de tópicos entre os assuntos que possuem relação entre si, trazendo assim maior clareza e facilitando as análises subsequentes.

5. Conclusão

Com os grupos de ideias claros e definidos, deve-se fazer uma análise dos tópicos para checar se as ideias, isoladas ou combinadas com as demais, respondem ao foco do encontro, gerando assim um documento com as ideias, os problemas ou soluções encontradas.

Este documento proveniente do brainstorming deve servir de base para outras ferramentas, como a construção do Gráfico de Pareto (investigação da causa de um problema apontado) e a construção do diagrama de Causa e Efeito, por exemplo.

A seguir serão apresentadas algumas dicas que podem ser adotadas para um brainstorming mais eficiente:

• Ambiente

Um local adequado e confortável, onde as pessoas se sintam à vontade, podendo ser inclusive, um local fora do contexto do ambiente de trabalho, o que pode auxiliar as pessoas a pensarem de maneira diferente.

• Inspiração

Um tempo antes do início da reunião, oriente os participantes a revisar tudo o que sabem sobre o problema ou ler um estudo de caso correlato. Isso leva a uma interação no assunto e possivelmente uma maior inspiração.

• Ideias nascem na mente

Deixar para começar a ter ideias no momento da reunião pode ser algo arriscado, por ser tendencioso. Portanto, antes de iniciar, é interessante solicitar para cada participante trazer pelo menos uma proposta, anotada em post its por exemplo, para o problema.

• Discussão coletiva

Para evitar que algumas ideias sejam deixadas de lado, é importante repassar todas as anotações dos participantes envolvidos, feitas na etapa anterior. Isso garante que todas as ideias sejam ao menos discutidas. Outra alternativa é nunca deixar uma pessoa apresentar todas as suas opiniões de uma só vez. O facilitador deve circular perguntando as opiniões e ao final, verificar a existência de alguma outra proposição que não foi discutida.

• Quantidade se transforma em Qualidade

Quanto maior for o número de ideias apresentadas, maior a probabilidade de boas ideias. Ao acumularmos o máximo de ideias possíveis, descartam-se as ruins e medianas e permanecem as boas.

• Sem críticas, ideias agressivas

A técnica deve permitir a fluência total de ideias, usando o bom humor quando cabível. Não deve ser permitida a crítica ou julgamentos sarcásticos sobre as sugestões sinalizadas durante o encontro. Não se deve fazer nenhum tipo de julgamento (positivo ou negativo) sobre as ideias que forem apresentadas pelo grupo. O julgamento pode interromper ou tendenciar o fluxo de criação. Este tipo de atitude neutra proporciona a geração e criação de ideias agressivas, que muitas vezes podem ser a solução para alguns problemas mais complexos.

• Administre conflitos:

Nas primeiras etapas da reunião, em especial na geração de ideias, o conflito pode ser prejudicial, principalmente se ele fizer com que a ideia seja rejeitada antes mesmo de ser analisada, aprofundada e desenvolvida o suficiente para ser bem avaliada.

• Brainstorming sozinho

Para uma decisão pessoal ou solitária, o brainstorming também pode ser utilizado seguindo os mesmos passos e recomendações apresentadas anteriormente. Como não haverá ninguém para policiar, deve-se tomar o cuidado de não se dispersar do foco. As ideias devem ser anotadas da mesma forma para uma tomada de ação posterior.

Aplicação

O exemplo a seguir apresenta a aplicação do brainstorming com uma equipe multidisciplinar de uma empresa fabricante de tintas. O objetivo foi propor uma solução para minimizar o elevado custo de distribuição dos produtos acabados que estavam impactando diretamente nos seus resultados, estreitando as margens de lucratividade e gerando perda de competitividade.

A equipe convocada foi composta por colaboradores da produção, da área de materiais, PCP, expedição, comercial e financeiro.

A reunião de brainstorming teve duração de aproximadamente 1 hora. O facilitador utilizou o flip-chart para destacar o problema e o objetivo da reunião e ainda para registrar todas as ideias sinalizadas pela equipe.

Ao todo foram levantadas 22 ideias para a resolução do problema relacionado ao alto custo de distribuição. Destas 22 ideias, oito foram destacadas para serem trabalhadas no plano de ação, conforme apresentado no quadro abaixo:

O plano de ação resultante do brainstorming será apresentado a seguir.

Comentário Floro

Pessoal,

O brainstorming proporciona a apresentação de idéias, sem nenhuma censura, depois vai-se aprofundado para avaliar a viabilidade de implementação, considerando as diversas visões dos participantes. Assim é possível avaliarmos as idéias de todos, ou de quase todos os ângulos possíveis.

Trazendo este conceito para o gerenciamento da sua carreira.

Passo 1: Prepare-se identificando algumas alternativas do que fazer no longo prazo (10 anos) que te atraem, 

Passo 2: Faça uma avaliação prévia dos prós e dos contras em cada uma das alternativas identificadas;

Passo 3: Escolha um local que acomode todos os convidados, e tenha espaço e materiais para poder escrever as alternativas, os prós e os contras, incluindo as sugestões dos demais participantes;

Passo 4: Convide pessoas de seu relacionamento, procurando a maior diversidade possível de pessoas e linhas de pensamento, dizendo que o objetivo é o de fazer um Brainstorming sobre a evolução da sua carreira profissional; e que a participação dessas pessoas muito te ajudarão, pela importância que essas pessoas têm em sua vida;

Passo 5: Identifique um relator, para que faça a inserção das sugestões dos participantes;

Sugerimos que o tempo da reunião seja de, aproximadamente, de 20 a 30 minutos por alternativa. Evidente que novas alternativas sejam acrescidas às alternativas iniciais.

Um ponto bem importante e que ajuda muito é quando você comenta com seus amigos sobre os seus planos. Neste momento, você começa a avaliar o quanto você está envolvido com o assunto e o quanto faz sentido para você. Neste momento você identifica os projetos que mais te chamam a atenção.

Os comentários feitos pelos participantes ajudarão você a considerar todos, ou quase todos, os pontos de vista.

Depois de concluído o trabalho, enriquecido com as sugestões dos participantes, agradeça a presença de todos e diga que irá analisar as sugestões e tomar a decisão do, ou dos caminhos a seguir.

Claro que, depois da reunião, brinde os participantes com uns comes e bebes, para estreitar os contatos de companheirismo.

Sucesso à vocês!

Floro