Pessoal,
Muito boa tarde!
Espero que vocês tenham tido um ótimo Natal e iniciado um 2015 de muitos desafios e realizações.
Lendo um artigo escrito pelo José Roberto Marques, achei interessante a abordagem de administração do tempo.
Faço alguns comentários em pontos que considero mais relevantes.
Aproveitem!!
Escreve José Roberto Marques:
O profissional que melhor administra seu tempo é
aquele que determina prioridades de acordo com as necessidades de sua
organização e entrega resultados satisfatórios, por isso, administre bem seu
tempo, faça escolhas que lhe ajudem a atingir seus objetivos profissionais da
forma mais eficiente, e lembre-se que eficiência raramente é determinada pela
rapidez na realização de tarefas.
Comentário Floro:
O dia-a-dia, com todas as atividades e demandas, nos absorvem de uma forma que sai de nosso controle. A definição das prioridades passa a fazer a diferença em termos de nossa eficácia e eficiência. Gosto muito da abordagem descrita por Stephen R. Covey, onde sugere que se faça uma lista com todas as atividades sob sua responsabilidade.
No eixo x (atividades urgentes) coloque os quadrantes: Não urgente e Urgente; No eixo y (atividades importantes) coloque os quadrantes: Não importantes e Importantes.
Depois de identificar todas as suas atividades a serem realizadas, distribua-as colocando em algum dos 4 quadrantes:
Quadrante I - Atividades Não Importantes e Não Urgentes;
Quadrante II - Atividades Importantes e Não Urgentes;
Quadrante III - Atividades Não importantes e Urgentes;
Quadrante IV - Atividades Importantes e Urgentes.
As atividades Importantes e Urgentes: Stress total, pare tudo para resolvê-las.
Quando isso acontece, as atividades Não Urgentes e as Não Importantes passam a ser Urgentes e Importantes, passando a ser um ciclo fora de controle, pois as atividades Urgentes e Importantes sempre acontecerão, queiramos ou não.
A idéia principal do controle das prioridades está em atuarmos nas atividades Não Urgentes e Não Importantes, para que estas não venham a caracterizarem-se como Importantes e Urgentes. Atuando 20% do nosso tempo disponível nas atividades Não Importantes e Não Urgentes, podemos deixar livre o quadrante Importante e Urgente para as demandas fora de controle.
É muito importante se planejar. O profissional que tem
um plano de atividades diárias consegue entender quanto tempo cada uma levará
para ser realizada perfeitamente, potencializa seu rendimento e chega ao ponto
em que lhe sobram minutos ou horas para adiantar afazeres futuros.
Comentário Floro:
O planejamento tem um papel fundamental na eficiência de realizações das atividades identificadas como prioritárias. Neste caso, o próprio livro citado acima nos orienta como e quando dizer não (de uma maneira consistente, é claro). Sugiro que você exercite o "dia do não". Siga seu planejamento e exercite o "não" quando seu planejamento tiver prioridade, em relação aos pedidos de ajuda que você tenha que interromper as suas atividades. Isso não significa que você não vai ajudar na realização de alguma atividade que você pode, mas se sua atividade planejada
Administre seu tempo com 4 atitudes certeiras:
Agora que foi estabelecida a importância do
planejamento, veja 4 dicas certeiras que vão lhe ajudar a atingir esse nível de
organização e rendimento.
1. Crie uma lista de prioridades: determine as suas
prioridades, se você sabe o que deve entregar até amanhã ou até um mês depois,
faça uma lista com as tarefas ordenando de acordo com a prioridade e a
dificuldade. As mais urgentes sempre primeiro e, dentre as mais urgentes,
selecione para realizar primeiro as mais complexas.
Comentário Floro:
Isso permite que você identifique todas as suas responsabilidades e atividades que você precisa realizar;
2. Avalie e observe: Sempre que terminar um dia de
trabalho, reserve alguns minutos para pensar sobre o que você realizou, faça
uma auto-avaliação, procure feedbacks e observe a reação de seus colegas e
superiores a seus resultados. Assim você terá sempre um norte a seguir e saberá
o que pode ser melhorado!
Comentário Floro:
Esta forma de atuação requer dedicação e disciplina. Com este hábito de avaliar como foi sua atuação, pode permitir ajustes na definição de suas priorizações;
3. Recarregue suas baterias: Procure não se
sobrecarregar e principalmente não se preocupar por antecipação. Você deve
utilizar seus intervalos de forma correta e descansar sua mente e, ao terminar
o expediente, tente não pensar muito no que deve ser feito no próximo dia, use
seu descanso para estar com seus amigos e familiares e fazer coisas que relaxem
seu corpo e mente. Um corpo e uma mente cansada causam desatenção, atrasos e
quebra de ritmo no trabalho.
Comentário Floro:
O cuidado com o lazer para recarregar as baterias são tão importantes quanto as atividades para realizar os trabalhos demandados. Baterias recarregadas ajudam na manutenção da qualidade dos trabalhos e no aprendizado e busca de novos conhecimentos. Tire sim uma parte do seu dia para dedicar aos seus hobbies e atividades que te tragam prazer.
4. Faça Coaching: Não há experiência mais benéfica a
um profissional. O Coaching fornece ferramentas que facilitam o planejamento,
organização, gestão de seu tempo e controle emocional. Quem faz Coaching
consegue determinar objetivos e ter foco em seus resultados, sempre de forma
centrada e assertiva.
Comentário Floro:
Eu sou suspeito para falar. Temos tido resultados interessantes com programas de Coaching, permitindo um auto-conhecimento profundo e o desenvolvimento de competências para foco na busca de realizações.
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